Auditformulier

Onze digitale formulieren bibliotheek beschikt over een standaard template voor audits. Deze bevat onder andere:

• Deze template is inhoudelijk voorbereid samen met een workflow voor de planning, uitvoering en de evaluatie van audits.
• Geschikt voor alle verplichte audits (zowel intern als extern en management).
• Eenvoudig bij te sluiten van bewijsmaterialen en audit trial.
• Vanuit het formulier kunnen corrigerende acties worden uitgezet en bewaakt.
• Bevat gestandaardiseerde methodiek voor het bepalen van de effectiviteit.
• Wanneer er afwijkingen plaatsvinden kunnen deze worden herleid naar de generieke basisfactoren.
• Standaard rapportageoverzichten van de status met status acties.
• Ten alle tijden actueel en volledig  voor beoordeling door management.

Dit formulier is samen met de bijhorende rapportages uit te breiden en naar wens aan te passen.

Audits, compliance en verbeteren

Audits zijn binnen veel organisaties een onderwerp waar bijna niemand blij van wordt. De uitvoering van een audit heeft een grote invloed op de beleving en het effect op het resultaat en de opvolging. Hier wil je echter wel zo weinig mogelijk administratie bij. Vanwege deze reden dat veel organisaties op zoek zijn naar een ondersteunende werkwijze. Denk hierbij aan de planning tot de opvolging waarna de rapportage naar het management wordt gestuurd. Het realiseren van deze verbeterslag is eenvoudig doormiddel van het toepassen van een slim digitaal formulierensysteem. Het voordeel wat uw bedrijf hiermee behaalt is dat alle informatie centraal wordt opgeslagen. Ook is de bewijslast voor het aantoonbaar maken eenvoudig omdat je de uitgevoerde acties gemakkelijk kunt toevoegen. Dit kunnen digitale bestanden, mails en/of foto’s zijn. Hierdoor raak je dus veel minder snel verrast en leg je tegelijkertijd de verantwoordelijkheid bij de personen die deze acties daadwerkelijk moeten uitvoeren. Wanneer je de audit na dit proces ook evalueert  is de gehele PDCA-cirkel rond. Kom dus maar op met die externe auditor.

Declaraties

Onze digitale formulieren bibliotheek beschikt over een standaard template voor declaraties. Deze bevat onder andere:

• Deze template is inhoudelijk voorbereid samen met een workflow voor de planning, uitvoering en de evaluatie van audits.
• Geeft ook de mogelijkheid deze automatisch te plannen.
• Ten alle tijden een actueel overzicht.

Dit formulier is samen met de bijhorende rapportages uit te breiden en naar wens aan te passen.

Declaratie, laagdrempelige service voor de medewerkers

In het verleden ging het maken van declaratieformulieren via Excel. Op deze manier konden medewerkers hun kilometers, parkeerbonnen, overnachtingen etc. invoeren. Deze werd vervolgens als bijlage naar de leidinggevende gemaild. Dit werd steeds tijdrovender met dank aan de groei van de organisatie. Het kwam voor dat het soms niet helemaal duidelijk was ingevuld. En dus moesten we regelmatig bellen of mailen voor aanvullende informatie.  Vervolgens is er opzoek gegaan naar een alternatief. De optie om elke medewerker toegang geven tot ons ERP-systeem voor slechts een declaratieformulier was erg kostbaar. Maar ook zijn de meeste ERP-applicaties erg geavanceerd en daarom niet echt gebruikersvriendelijk. Hierdoor zou een aparte app voor declaraties dé oplossing .

FMEA risicomanagement

Onze digitale formulieren bibliotheek beschikt over een standaard template voor FMEA. Deze bevat onder andere:

• Komt inhoudelijk voorbereid met een workflow, risicomatrix en bijpassende acties.
• Ten alle tijden een actueel overzicht, ideaal voor beoordeling.
• Aanvullen gaat eenvoudig.

Dit formulier is samen met de bijhorende rapportages uit te breiden en naar wens aan te passen.

In overzicht blinken FMEA-formulieren meestal niet echt uit.
Ook zijn deze vaak niet bekend binnen een bedrijf.
Daarom komt het vaak voor dat er Excel overzichten worden gebouwd waarin de specialist weet waar alles zich bevind maar andere gebruikers gemakkelijk verdwalen.
Dit is jammer want FMEA is een juist een goed middel wat ondersteuning biedt bij trainingen, onderzoek bij klachten of bij een voorgenomen verandering.
Maar ook komen er vaak actiepunten uit een FMEA-studie die opgevolgd moeten worden. Zelfs doormiddel van een klein en simpel formulier binnen LeanForms kan iedereen toch een uitgebreide risicostudie vastleggen en de bijhorende acties opvolgen.
Het geheim zit hem hierbij in de eenvoud en het in stukjes hakken van het systeem dat onderzocht moet worden.
Neem als voorbeeld een fiets: deze beschouwen we als systeem (1)
Deze fiets bestaat als het ware uit verschillende sub systemen (2), denk hierbij aan het remsysteem, de stuurinrichting, het frame etc.
Zo’n subsysteem bestaat vervolgens uit ook weer uit onderdelen (3).
Voor elk van deze onderdelen zou je dus met behulp van een kort formulier een risicoanalyse kunnen uitvoeren.

• Welke functie heeft onderdeel?
• Hoe kan deze functie mogelijk falen?
• Hoe groot wordt de kans geschat dat dit gebeurt?
• Hoe vaak zal dit voorkomen?
• Zie ik het falen van tevoren aankomen?
• Welke maatregelen zijn er genomen om het falen te voorkomen.
• Is dit rest risico van falen acceptabel?

Het formulier blijft tijdens deze aanpak kort en overzichtelijk en dat is een groot voordeel.
De optie is er binnen LeanForms wel om een volledig FMEA-overzicht samen te stellen inclusief openstaande acties.
En stel je zou een risico vergeten? Dan kun je deze gemakkelijk aanvullen met een nieuw kort formulier.

Incidentenregistratie

Onze digitale formulieren bibliotheek beschikt over een standaard template voor incidenten. Deze bevat onder andere:

• Komt inhoudelijk voorbereid, voor registratie, workflow en eerste analyse’s.
• Met classificatie en basisrisico oorzaken.
• Altijd volledig en actueel overzicht.

Dit formulier is samen met de bijhorende rapportages uit te breiden en naar wens aan te passen.

Incidenten, leren van (bijna) ongevallen.

Waar er wordt gewerkt komen incidenten voor.
Zo kan kan het gebeuren dat er iemand trap of steiger afvalt of uitglijd op het kantoor.
Het belang van het registreren van deze incidenten is groot om vast te stellen van wat er nu precies gebeurd is.

Op deze manier kan ervan geleerd worden en een eventuele herhaling in de toekomst voorkomen worden.
Dit formulier helpt je daarom met het registreren van incidenten.
Het systeem is laagdrempelig opgezet waardoor iedereen het in kan vullen.
Een goede leidinggevende pakt dit incident op en gaat vervolgens op onderzoek uit. Wat je als vervolgens als organisatie wenst is dat werknemers ook melden wanneer ze bijna een incident meemaken. Zo kunnen deze situaties voorkomen worden.

Afwijkingsformulier

Onze digitale formulieren bibliotheek beschikt over een standaard template voor afwijkingen. Deze bevat onder andere:

• Inhoudelijk voorbereid met workflow voor grote en kleine afwijkingen.
• Het toevoegen van bewijsmateriaal zoals foto’s en mail is eenvoudig.
•  Vanuit het formulier kunnen corrigerende acties worden uitgezet en bewaakt.
• Ten alle tijde beschikken over een volledig en actueel overzicht die gebruikt kan worden voor beoordeling.

Dit formulier is samen met de bijhorende rapportages uit te breiden en naar wens aan te passen.

Een afwijkingsformulier, werken aan structurele oplossingen!

Binnen een organisatie is een afwijkingsformulier een erg goede manier om te verbeteren.
Een afwijking is met andere woorden een interne klacht.
U kunt hierbij denken aan de 7 bekende verspillingen uit LEAN-management.
Zoals het fout monteren van een tussenproduct of het te laat uitvoeren van een handeling.
Elk bedrijf kent zo zijn eigen uitdagingen.
En wanneer je er direct niets aan doet zul je er volgende week weer last van hebben.
Daarom kunnen medewerkers het best worden gestimuleerd om interne afwijkingen direct te melden.
En los vervolgens deze afwijking gezamenlijk op.
Hiermee verlaag je op een eenvoudige manier extra kosten.
Zo voorkom je ten slotte ook frustraties op de werkvloer.
Daarom kun je het het best   in één keer doen.

Toolbox

Onze digitale formulieren bibliotheek beschikt over een standaard template voor een toolbox. Deze bevat onder andere:

• Voorbereide inhoud, inclusief workflow, bedoelt voor registratie en eerste analyse.
•  Classificatie en basisrisico oorzaken toegevoegd.
• Ten alle tijden een volledig en actueel overzicht.

Dit formulier is samen met de bijhorende rapportages uit te breiden en naar wens aan te passen.

Toolbox, bewust zijn van de gevaren!

Tool box meetings zijn tijdens groot onderhoud binnen fabrieken en op bouwplaatsen een standaard onderdeel van de procedure. Tool box meetings zijn tevens ook in de VCA-norm (Veiligheid Certificering voor Aannemers) als verplicht onderwerp geplaatst. De bedoeling is dat medewerkers hier bewust en regelmatig mee bezig zijn zodat gevaren tijdens het uitvoeren van de werkzaamheden zo veel mogelijk uitgesloten kunnen worden. Een ongeluk zit vaak in een klein hoekje. De juiste keuze van het onderwerp en interactie tijdens de bespreking is meestal dé kracht van een goede tool box. Het gespreksonderwerp moet makkelijk te herkennen zijn binnen de dagelijkse werkzaamheden. Doormiddel van het gebruik van de juiste vragen raken de deelnemers actiever betrokken tijdens discussie. En zo blijft het ook beter hangen. De begeleiders van de toolboxen moeten vervolgens ook hun administratie doen over de gehouden toolboxen. Daarom moet er duidelijk zijn over wat er is besproken en welke medewerkers aanwezig zijn geweest. Om zo overbodige en/of dubbele werkzaamheden te creëren.

Op deze manier is er altijd een actuele presentielijst aanwezig. Ook wordt er door het bijsluiten van de presentaties naar mate van tijd ook een flinke kennisbank opgebouwd. Dit is erg fijn om vervolgens nogmaals eens een onderwerp te gebruiken van een medewerker of een toolbox simpelweg te herhalen.

Wilt u meer weten over veilig werken in de industrie of bouw? Dan raden wij ook om ook eens een kijkje bij de blogs over werkvergunningen of de risicoanalyse met FMEA te nemen!

Digitale werkvergunningen en een veilige omgeving

Onze digitale formulieren bibliotheek beschikt over een standaard template voor een werkvergunning. Deze bevat onder andere:

• Een workflow die gebruikt kan worden voor het veiligstellen, opleveren en vervolgens in bedrijf nemen van installatie.
• Tijdstippen en namen in automatische logs van geautoriseerde personen.
• Realtime rapportages die een status geven over de werkvergunningen inclusief een mogelijkheid tot exporteren.

Dit formulier is samen met de bijhorende rapportages uit te breiden en naar wens aan te passen.

Een werkvergunning die echt werkt

Een werkvergunning wordt vaak als hulpmiddel ingezet tijdens onderhoudsklussen of uitbreidingen bij bestaande installaties. Met als doel om voor elke medewerker een gecontroleerde en veilige werkomgeving te bieden tijdens het uit bedrijf nemen, werken aan en het weer in bedrijf nemen van een installatie.

Een aantal essentiële voorwaarden aan het bereiken van een veilig resultaat zijn een goede communicatie en voorbereiding tussen en met betrokken collega’s.

Hierbij kan een digitale werkvergunning help bieden. Ook is hij erg gebruikersvriendelijk. Zo laat het bijvoorbeeld alleen de relevante vragen en maatregelen voor het project. Of opent er een extra vraag op basis van geïdentificeerd risico.

Op deze manier wordt er hulp geboden aan medewerkers tijdens het invullen van een gewenste digitale werkvergunning.

Wat ook niet geheel onbelangrijk is, is dat een digitale werkvergunning ook te printen is. Hierdoor kan de werkvergunning ook op locatie fysiek aanwezig zijn. Op deze manier weet iedereen wat zijn/haar taak is tijdens het uitvoeren van de klus.

Management of change formulier

Onze digitale formulieren bibliotheek beschikt over een standaard template voor managent of change. Deze bevat onder andere:

• Inhoudelijk voorbereidde workflow inclusief Finney Kinney methodiek.
• Eenvoudig toe te voegen bewijsmateriaal zoals foto’s of mail.
• Vanuit het formulier kunnen corrigerende acties uitgezet en bewaakt worden.
• Ten alle tijden een overzicht wat volledig en actueel is voor beoordeling.

Dit formulier is samen met de bijhorende rapportages uit te breiden en naar wens aan te passen.

Met een management of change formulier gecontroleerd wijzigingen doorvoeren

Management of change bestaat uit het beoordelen, implementeren en evalueren van gemaakte wijzigingen binnen de bedrijfsvoering.
Af en toe worden deze veranderingen door externe omstandigheden geïnitieerd.
Dit is bijvoorbeeld een aanpassing in de klanten specificatie of een wijziging in de wet.
Een formulier voor veranderingen kan natuurlijk ook gebruikt worden voor interne zaken.
Neem bijvoorbeeld een installatiewijziging of zelfs een verandering in verantwoordelijkheden van functies.
Doormiddel van een slim wijzigingsformulier kun je deze verandering zonder verstoringen of ongewenst incident doorzetten.
Het is een belangrijk aandachtspunt om de management of change procedure op maat te maken naar de organisatie. Gewenst in eigen/begrijpelijke  bedrijfstaal.
Vervolgens is het ook van belang om onderscheid te kunnen maken tussen kleine en grote veranderingen.
Wanneer je een uitgebreide procedure gebruikt voor kleine wijzigingen heeft dit grote kans op frustratie bij medewerkers.
Met als gevolg de kans dat op omzeiling van deze procedure.
Maar juist bij een meer complexe verandering is het juist belangrijk dat deze goed ondersteund wordt door het formulier.
Hierbij kunt u denken aan een uitgebreidere toetsing vooraf of aanvullende taken die automatisch naar voren moeten komen. 

Wilt u graag meer weten?Of heeft u graag advies bij een praktische werkwijze voor gecontroleerd wijzigen?
Neem dan gerust vrijblijvend contact op met onze partners.